Open projecten zijn een essentiële basis voor betere democratie, open overheid en efficiënt samenwerken in de kenniseconomie. Het open projecten protocol, een korte aanvulling op bestaand projectmanagement, is hiervoor een direct en makkelijk toe te passen kwaliteitsrichtlijn.

Voor bestuurders, gemeenteraden e.a.: Een korte verwijzing naar het open projecten protocol in de opdracht voor nieuwe projecten is voldoende om open projecten te initiëren.

De praktijk bij o.a. burgerparticipatie leert dat goede kwaliteitsrichtlijnen belangrijk zijn. Onderstaand een voorbeeld (‘de gemeente’ kunt u desgewenst vervangen door ‘het management’):

Voor de Nationale ombudsman is het de vraag hoe burgers inspraak- en participatieprocedures beleven. Waar zitten burgers, bedrijven en instellingen mee? Het antwoord op die vraag is als volgt: de politiek heeft al besloten; burgers worden te laat betrokken; inbreng wordt genegeerd; de gemeente verstrekt geen informatie; door gebrek aan informatie stroken de verwachtingen van burgers niet met de realiteit; de gemeente handelt niet zorgvuldig; de gemeente wil geen gesprek met haar burgers en de gemeente verstrekt onduidelijke of onvolledige informatie. Rapport We gooien het de inspraak in (2009)

Open projecten beginnen bij het begin met een belanghebbendenanalyse of startnota, niet verderop in het project. Dit heeft een aantal voordelen:

  • belanghebbenden hoeven het hierbij niet met elkaar eens te zijn, tegenovergestelde standpunten en wensen kunnen naast elkaar worden gedocumenteerd
  • de gedocumenteerde standpunten en wensen worden aan alle belanghebbenden gepresenteerd waardoor iedereen vroegtijdig inzicht krijgt wat speelt
  • projectuitvoerders hebben een veilige basis om te starten, er hoeven nog geen (politieke) keuzes worden gemaakt
  • wijst een meerderheid van de belanghebbenden het project af als onnodig dan kan veel tijd en geld worden bespaard

Projectstap 2, het maken van een situatieanalyse of businesscase, analyseert alle standpunten en wensen tezamen met o.a. marktontwikkelingen. Daarna volgt projectstap 3, het gezamenlijk vaststellen van duidelijke doelen en kaders.

Het is aan bestuurders, gemeenteraden e.a. om open projecten te starten. Het vraagt om een instelling voor leren door doen. Organisatorische aanpassingen of dure investeringen in ict zijn niet nodig. Wat nodig is is een duidelijke kwaliteitsrichtlijn voor projectuitvoering. Door in de opdracht voor nieuwe projecten te verwijzen naar het open projecten protocol zet u deze stap.

Voor meer informatie: zie www.openprojectmap.nl